Desde Tokko puedes migrar contactos de manera masiva, a partir de una planilla de Excel.
Con esta funcionalidad vas a poder tener tu agenda de contactos, y administrarlos en diferentes estados.
¿Cómo hacerlo?
Te sugerimos descargar esta planilla de Excel 💹 para que puedas completarla con los datos de los contactos y luego puedas subirla.
También te brindamos este documento, con la explicación de cada columna y campo a migrar.
En el caso de que quieras subir una planilla propia, recuerda mantener solo una hoja (solapa o tab) en tu archivo.
Importante: para realizar ésta tarea necesitarás tener habilitado el permiso correspondiente.
Te mostramos el paso a paso desde Tokko 🙋:
1. Primero ir al menú de la izquierda, a "Contactos" > "Migraciones"
2. Luego dar click en "Nueva migración", recuerda tener preparado tu archivo en Excel 🤗
3. Es el momento de subir tu planilla, entonces da click en el botón “seleccionar un archivo” y una vez seleccionado da click en "Continuar".
4. En este paso debes seleccionar la opción donde estén los encabezados o nombres de las columnas, y luego dar click en "Continuar".
De no tener fila con el nombre de las columnas tilda la opción "no tiene encabezado”.
En el caso de que hayas subido una planilla con varias hojas, Tokko te preguntará qué hoja quieres subir de todas.
5. ¡Es momento de mapear los campos! ➡️ De la información del contacto que querramos migrar, debemos hacer coincidir o unir el campo de la izquierda (info de nuestra planilla Excel) con el campo de la derecha (info que quedará en Tokko).
Importante 🙋
Es obligatorio mapear / unir los campos de Nombre + email o teléfono (como mínimo), para que se complete la migración.
Si omites unir campos, Tokko los pasará por alto, por lo que no se migrarán.
Puedes unir varios campos de notas 📔 de tu archivo (ejemplo nota 1, nota 2, nota 3) al campo de Tokko llamado "Agregar a notas", y estas luego aparecerán en la actividad del contacto, para tenerlo en su historial.
6. En este paso debes seleccionar el el agente al cual se le derivarán todos los contactos de migración y da click en “Continuar" (aquí confirmas los nombres de tu archivo con los que tienes creados ya en Tokko, y no te preocupes que luego también podrás cambiarlo desde el contacto).
7. Ahora debes seleccionar un estado para tus contactos y luego dar click en “Finalizar”.
Cuando finalicemos los pasos, veremos esta confirmación de proceso:
8. Una vez finalizada la migración podrás conocer en qué estado se encuentra. Una vez concretada podrás dar click en "Reporte" 📑 para ver el estado de la misma.
A tener en cuenta: el reporte podría arrojar algunas advertencias ⚠️ para tomar decisiones en cuanto a determinados contactos.
Por ejemplo:
1) CONTACTOS EXISTENTES
2) DUPLICADOS EN EL ARCHIVO A MIGRAR
3) SIN INFORMACIÓN DE CONTACTO
4) ERROR DE ENCODING
Si tienes una duda escríbenos por el chat que está en la parte inferior derecha de la pantalla.