Con esta funcionalidad podrás definir criterios de asignación para que tu equipo reciba las consultas de manera organizada y eficiente, asegurando que cada cliente potencial sea atendido por la persona adecuada.
👉 Importante: Solo los usuarios con permisos de administrador pueden configurar estas reglas.
🔍 Paso a paso
1. Accede a la Configuración de Consultas ⚙️
En el menú principal de la izquierda, haz clic en Consultas y, una vez dentro, presiona el botón Configuración que se encuentra en la esquina superior derecha.
2. Configura las Reglas Generales de Asignación 룰️
En esta sección verás las reglas generales que puedes activar y configurar.
💡 Nota: Si ya utilizabas nuestra versión anterior de asignación automática, ¡no te preocupes! Tu configuración actual se mantiene intacta.
¡Ahora hay nuevas opciones disponibles!
2.1. Si tienes reglas sin activar, verás un interruptor de Mostrar reglas inactivas. Actívalo para poder ver y configurar todas las opciones disponibles.
2.2. Ahora podrás configurar tres tipos de reglas principales de asignación de consultas
A. Para Nuevas Consultas:
Esta regla aplica cuando recibes una consulta de una persona que aún no tienes registrada como contacto.
Primero, activa la regla usando el interruptor que se encuentra a la derecha.
Luego, selecciona una opción del menú desplegable:
Asignar al productor / agente a cargo: La consulta se asignará al usuario a cargo de propiedad o al "agente a cargo" si se ha definido uno específico para ese inmueble.
Distribuir entre todos: La consulta se asignará de forma aleatoria y equitativa entre todos los agentes activos de la inmobiliaria.
Distribuir entre la sucursal: La consulta se asignará de forma aleatoria y equitativa solo entre los agentes que pertenezcan a la misma sucursal de la propiedad consultada.
B. Para Consultas de Contactos Activos (en seguimiento):
Esta regla aplica si recibes una nueva consulta de un contacto activo que ya tiene un agente asignado dándole seguimiento.
Activa la regla con el interruptor.
Selecciona una opción del desplegable:
Asignar al productor / agente a cargo: La consulta se asignará al usuario a cargo de propiedad o al "agente a cargo" si se ha definido uno específico para ese inmueble.
Asignar al mismo agente: La consulta se asignará directamente al agente actual de ese contacto.
Distribuir entre todos: La consulta se asignará de forma aleatoria y equitativa entre todos los agentes activos de la inmobiliaria.
Distribuir entre la sucursal: La consulta se asignará de forma aleatoria y equitativa solo entre los agentes que pertenezcan a la misma sucursal de la propiedad consultada.
⚠️ Importante: La única opción que evita duplicar un contacto es "Asignar al mismo agente". El resto de las opciones crearán un nuevo contacto para poder asignárselo a otro agente, lo que resultará en un duplicado.
C. Para Consultas de Contactos Cerrados:
Esta regla aplica cuando un contacto con el que tuviste una conversación (y fue cerrada) vuelve a consultar.
Puedes establecer una regla general activando el interruptor y eligiendo una opción del desplegable.
Para una gestión más precisa, puedes hacer clic en + Agregar tiempo transcurrido desde el cierre.
Esto abrirá una ventana donde podrás definir dos acciones diferentes basadas en el tiempo que ha pasado desde que se cerró el contacto.
Por ejemplo:Consultas de contactos cerrados hace menos de 4 semanas: Asignar al mismo agente.
Consultas de contactos cerrados hace más de 4 semanas: Distribuir entre todos.
Haz clic en Guardar para confirmar esta sub-regla.
Si en algún momento quieres eliminar esta condición de tiempo, simplemente haz clic en el lápiz para editar y presiona Eliminar tiempo desde el cierre.
3. Revisa y Confirma tus Reglas Activas ✅
3.1. Una vez que hayas activado y configurado todas las reglas, haz clic en Atrás en la esquina superior izquierda para volver a tu bandeja de consultas.
3.2. ¡Listo! Al regresar a la pantalla principal de Consultas, verás un indicador actualizado en la parte superior que te confirmará el número total de reglas de automatización que quedaron activas.
4. Verifica la regla aplicada en cada consulta 🕵️♀️
Una vez que tus reglas estén activas y comiencen a asignar consultas, podrás verificar fácilmente qué regla se usó en cada caso.
4.1. Dirígete al panel de Consultas, a la pestaña de Asignadas.
4.2. Dentro del detalle de una consulta, verás un campo que indica qué regla se utilizó para su asignación automática.
En la captura de ejemplo, el campo "Regla de automatización" muestra que se usó la regla para "Consultas de contactos cerrados"
🎉 ¡Felicitaciones! Has configurado con éxito las reglas de asignación automática. Ahora las consultas se distribuirán de manera inteligente entre tu equipo, optimizando tiempos y mejorando la atención.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre "Distribuir entre todos" y "Distribuir entre la sucursal"?
¿Cuál es la diferencia entre "Distribuir entre todos" y "Distribuir entre la sucursal"?
Distribuir entre todos considera a todos los agentes activos de tu inmobiliaria para la asignación.
En cambio, Distribuir entre la sucursal limita esa asignación únicamente a los agentes que pertenecen a la misma sucursal de la propiedad por la cual se realizó la consulta.
Cómo funciona exactamente la opción "Asignar al productor / agente a cargo"?
Cómo funciona exactamente la opción "Asignar al productor / agente a cargo"?
Cada propiedad tiene un "productor" (el agente que cargó la propiedad o la tiene asignada). Opcionalmente, puedes designar un agente a cargo distinto en la ficha de cada propiedad.
Esta regla asignará la consulta a ese agente a cargo. Si no hay uno definido, se le asignará al productor de la propiedad.
¿La distribución de consultas es por turnos (Round Robin)?
¿La distribución de consultas es por turnos (Round Robin)?
No. El sistema de distribución es aleatorio, pero está diseñado para tender a ser equitativo a lo largo del tiempo. Esto significa que busca que todos los agentes reciban una cantidad similar de consultas, pero no sigue un orden secuencial estricto.
¿Qué sucede si el agente que debería recibir la consulta está inactivo?
¿Qué sucede si el agente que debería recibir la consulta está inactivo?
si el agente o productor que resulta elegido por una regla se encuentra inactivo en el sistema, la consulta no será asignada y quedará pendiente para su asignación manual.
Qué regla tiene prioridad: las chances de un emprendimiento o estas reglas generales?
Qué regla tiene prioridad: las chances de un emprendimiento o estas reglas generales?
La asignación por chances siempre tiene prioridad. Si una consulta corresponde a una unidad dentro de un emprendimiento que tiene "chances" configuradas, el sistema utilizará esa regla específica para asignar la consulta, ignorando las reglas generales que configuraste en esta sección.
Si tienes una duda escríbenos por el chat que está en la parte inferior derecha de la pantalla.